Il ruolo dell’ispettorato del lavoro in materia di privacy: le normative e i controlli in materia di strumenti che consentono il controllo a distanza

Il diritto alla protezione dei dati personali, garantendo la tutela dei diritti e delle libertà degli interessati (cioè dei soggetti a cui si riferiscono i dati personali), si estende chiaramente anche al contesto dei rapporti di lavoro. I lavoratori, infatti, considerati quali soggetti vulnerabili dalle Autorità di controllo, in ragione della posizione dominante del datore di lavoro, beneficiano di particolari garanzie, soprattutto per quello che riguarda il controllo a distanza da parte del datore di lavoro. Proprio al fine di regolamentare il trattamento dei dati raccolti tramite questi strumenti, il legislatore ha ritenuto opportuno prevedere – in materia di privacy –anche il coinvolgimento dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro (“Ispettorato del lavoro”), ferma restando la possibilità di adire sempre e in ogni momento il Garante per la protezione dei dati personali.

I rapporti di lavoro: il GDPR e la legislazione nazionale

Il GDPR, all’art. 88, introduce sul punto un rinvio ai singoli ordinamenti nazionali i quali possono prevedere, “con legge o tramite contratti collettivi”, una regolamentazione più stringente in ordine agli ambiti e alle finalità dei trattamenti in tema di rapporti di lavoro.

La previsione di una regolamentazione di “settore” tuttavia non può prescindere dal garantire “misure appropriate e specifiche a salvaguardia della dignità umana, degli interessi legittimi e dei diritti fondamentali degli interessati”.

Ordinamento nazionale: il “nuovo” Codice della Privacy

In Italia, il Codice Privacy, con le modifiche introdotte dal D.lgs. 101/2018, dedica solo alcuni articoli alla disciplina dei trattamenti di dati personali nel contesto lavorativo. Il legislatore ha rinnovato integralmente il vecchio articolo 111 che promuove una generica “adozione di regole deontologiche per i soggetti pubblici e privati interessati al trattamento dei dati personali effettuato nell’ambito del rapporto di lavoro”.

L’articolo 111-bis si limita a chiarire definitivamente che il consenso al trattamento dei dati personali contenuti in un cv spontaneamente inviato dal candidato non è dovuto, purché il trattamento rimanga limitato alle finalità precontrattuali.

Ordinamento nazionale: Statuto dei lavoratori e intervento dell’Ispettorato del lavoro

L’articolo 4 della legge 20 maggio 1970, n.300 (nota come “Statuto dei lavoratori”), relativo all’installazione di impianti audiovisivi o all’impiego di strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori, è stato riscritto dal D. Lgs n. 151 del 14 settembre del 2015 (noto come “Jobs Act”). È infatti stato introdotto un regime differente dalla precedente formulazione – che prevedeva un divieto assoluto –, ora calibrato sul tipo di strumento concretamente utilizzato. Vi sono quindi due tipi di strumenti:

1. strumenti che consentono il controllo del lavoratore (ad esempio la videosorveglianza); 

2. strumenti di lavoro (personal computer, smartphone).

L’installazione degli strumenti di videosorveglianza è di norma vietata, a meno che non ricorrano due condizioni: 

• esigenze organizzative e produttive, di sicurezza del lavoro e tutela del patrimonio aziendale; 
• preventivo accordo sindacale o, in mancanza, autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro.

Queste condizioni non sono derogabili sulla base del consenso dei lavoratori, in ragione, come detto all’inizio di questo articolo, della loro qualifica come “soggetti vulnerabili”.

È importante sottolineare che l’accordo sindacale o l’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro devono precedere l’installazione dell’impianto e non soltanto la sua messa in funzione.

Differente è il caso in cui gli strumenti vengano utilizzati dal dipendente per rendere la prestazione lavorativa(ad esempio smartphone, tablet, personal computer) – purché si tratti di strumenti che “servono al lavoratore per adempiere alle mansioni assegnate”–  e/o siano  funzionali alla registrazione degli accessi e delle presenze: in questi casi, l’installazione è “libera” e quindi può avvenire anche in assenza di accordo sindacale o autorizzazione da parte dell’Ispettorato del lavoro.

Infine, l’articolo 4, comma 3 dello Statuto dei lavoratori afferma che tutti i dati personali raccolti mediante l’utilizzo degli strumenti di cui soprapossono essere utilizzati solo rispettando quanto disposto dal Codice privacy e qualora i dipendenti siano stati resi edotti adeguatamente circa le modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli.

Strumenti che consentono il controllo del lavoratore: il ruolo dell’Ispettorato del lavoro

Come abbiamo visto, l’Ispettorato del lavoro, in assenza di un accordo con le rappresentanze sindacali, è chiamato a concedere l’autorizzazione all’installazione di quegli strumenti che consentano il controllo a distanza dei lavoratori.

Nella propria Circolare N. 5/2018, l’Ispettorato del lavoro ha chiarito quali sono i requisiti e gli elementi sui quali fondare le proprie valutazioni. Il richiedente l’autorizzazione deve quindi essere molto attento alla descrizione delle finalità per cui richiede ogni singola installazione degli strumenti, in quanto l’attività di controllo sui lavoratori, […], è legittima se strettamente funzionale alla tutela dell’interesse dichiarato. L’indicazione dell’interesse non può essere modificata nel corso del tempo.

Inoltre, in relazione agli impianti audiovisivi, non rileva in alcun modo né il numero di telecamere né la loro ubicazione in ordine al rilascio dell’autorizzazione, purché le riprese effettuate siano coerenti e strettamente connesse con le ragioni legittimanti il controllo e dichiarate nell’istanza.

Le condizioni previste dall’Ispettorato del lavoro per i sistemi di controllo a distanza dei lavoratori sono le seguenti: 

1. l’azienda dovrà fornire ai lavoratori un’idonea informativa scritta;
2. le eventuali modifiche alle modalità di funzionamento, di conservazione dei dati e la loro gestione, dovranno essere comunicate e preventivamente autorizzate all’Ispettorato;
3. l’installazione e l’utilizzo degli strumenti di controllo nonché il trattamento, la conservazione e la protezione dei dati e delle informazioni raccolte dovrà avvenire nel rispetto delle disposizioni normative in materia di protezione dei dati personali;
4. l’accesso ai dati raccolti da detti strumenti di controllo, consentito solo per le finalità rappresentate nella richiesta di autorizzazione, deve avvenire da parte di specifici soggetti incaricati, deve essere tracciato tramite apposite funzionalità che consentano di sapere a quali dati si accede e la relativa motivazione.
5. la conservazione dei dati dovrà avvenire per un periodo non superiore a quello strettamente necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti;
6. l’Ispettorato del lavoro potrà effettuare eventuali accertamenti in ordine al corretto utilizzo degli strumenti di controllo, conformemente alle specifiche tecniche fornite dall’azienda e allegate al provvedimento autorizzativo.

Anche in questo ambito, nel quale la presenza contemporanea di numerose fonti normative non sempre rende semplice orientarsi, può essere opportuno rivolgersi ad un Consulente esperto in materia che aiuti il datore di lavoro ad elaborare le procedure necessarie – e rispettose della normativa – prima di installare o di fornire ai propri dipendenti strumenti di controllo.